Como escolher um sistema para clínica de psicologia

1. Como o preço se comporta quando a clínica cresce?

Existem dois modelos, e eles se invertem conforme o tamanho. Por clínica é um valor fixo: excelente para equipe grande, caro demais para quem atende sozinho. Por profissional acompanha o tamanho: justo para quem está começando, e precisa ter faixas decrescentes para não punir o crescimento.

A pergunta que revela o modelo: *"quanto eu pago com 3 profissionais, e quanto pago com 10?"*. Se a resposta ao dobro de gente for o dobro exato do preço, sem nenhuma faixa, a conta vai apertar justamente quando a clínica melhorar.

Cuidado com o limite disfarçado de plano: "até 200 pacientes" ou "até 500 atendimentos por mês" não é preço, é teto — e o teto chega sem aviso, no meio do mês.

2. Quem consegue abrir o prontuário?

Esta é a pergunta que separa software de saúde de software genérico de agendamento. Prontuário não é dado administrativo: o sigilo é obrigação do profissional, não preferência de configuração.

Pergunte especificamente: *a recepção consegue ler a evolução?* Se a resposta for "depende da permissão que você configurar", o sigilo virou uma caixinha que alguém pode marcar por engano. E pergunte também o que acontece quando a administração precisa acessar — deve haver caminho, mas com registro de quem abriu e quando.

3. A evolução assinada pode ser reescrita?

Registro que se altera depois de pronto não vale como registro. Um sistema sério separa rascunho — editável, apagável — de documento assinado, que fica como está.

Se tudo é sempre editável, o prontuário é um bloco de notas com nome bonito.

4. Como eu levo meus dados embora?

Faça esta pergunta antes de assinar, não depois de querer sair. A resposta boa é uma exportação que você mesmo dispara, a qualquer momento, em formato que abre fora do sistema. Respostas ruins: "abra um chamado", "temos uma taxa", ou o silêncio.

O dado é da clínica e do paciente. Um sistema que dificulta a saída está te cobrando pela permanência, não pelo produto.

5. O que não está no preço da página de preços?

Pergunte item por item, porque cada um destes já apareceu como cobrança separada em algum sistema do mercado:

• ✓

  Implantação, treinamento e migração dos dados

• ✓

  Mensagem enviada ao paciente — por mensagem, por pacote ou fixo

• ✓

  Usuário de recepção e de administração (deveriam ser livres)

• ✓

  Emissão de documento, laudo ou relatório

• ✓

  Suporte fora do horário comercial

• ✓

  Multa por cancelamento antes do fim do contrato

6. Quem responde quando dá problema?

Numa clínica pequena, sistema parado é agenda parada. Pergunte por qual canal você fala, em quanto tempo respondem, e — a mais reveladora — *quem* responde: alguém que conhece o produto ou um atendimento em camadas que repassa o chamado.

7. Teste com dado de verdade, não com a demonstração

A demonstração é a versão ensaiada. O que revela o sistema é usar uma semana real: cadastre um paciente com nome comprido, marque um encaixe em cima da hora, registre um pagamento parcial, um convênio, uma falta. É no caso torto que o software mostra do que é feito.

Se o teste exigir cartão de crédito na entrada, considere isso parte da resposta à pergunta 4.

Onde o PsicoSys não é a melhor escolha

Ele é feito para clínica de saúde mental e bem-estar — psicologia, nutrição, neuropsicologia, psiquiatria, fonoaudiologia, terapia ocupacional. Quem precisa de prontuário médico com prescrição, integração com laboratório ou faturamento hospitalar vai achar o sistema estreito, e com razão: ele não foi feito para isso.

Rede com mais de quinze profissionais também sai do preço automático e vira conversa — o que pode ser exatamente o que você quer, ou exatamente o que você não quer.